Optimiser la gestion des appels en télétravail : comment s’y prendre ?

De nombreuses sociétés ont récemment opté pour le télétravail. Cela implique des changements importants dans leur mode de fonctionnement. À quelles solutions doivent recourir les managers pour continuer à communiquer avec le personnel et la clientèle de manière professionnelle ?

Installer un softphone

Cet outil désigne une application capable de gérer la téléphonie par internet depuis un ordinateur. Un tel logiciel permet d’émettre et de recevoir des appels depuis un portatif avec un numéro fixe. Il marche à partir d’une connexion haut débit. Cette solution répond donc parfaitement aux attentes des entreprises en télétravail.

• Les agents peuvent accéder à l’ensemble des fonctionnalités d’un standard téléphonique depuis leur ordinateur. Cela leur donne la possibilité de rester en contact régulier avec leurs collègues, avec les partenaires et les clients. Peu importe leur emplacement, ils parviennent à passer des appels professionnels depuis leur poste de travail.
• Un softphone permet également aux agents d’accéder à des outils collaboratifs très pratiques. Cet outil transforme littéralement un ordinateur en un véritable centre d’appel. Les utilisateurs peuvent vérifier la disponibilité de leurs collègues et leur transférer un appel. Ils ont aussi la possibilité de consulter à la liste des contacts de l’entreprise et au journal d’appels. Mieux, l’application proposée par Cloud Eco permet d’organiser facilement des vidéoconférences et des réunions téléphoniques. Elle autorise les échanges de messages instantanés. Les utilisateurs peuvent également paramétrer les redirections et les renvois d’appel.

La mise en œuvre de cette solution requiert un poste IP dédié, un ordinateur et une connexion internet. Les agents doivent aussi se munir d’un casque pour un confort d’écoute.

Opter pour des forfaits adaptés aux usages professionnels

Le budget consacré à la communication a tendance à grimper rapidement dans les entreprises qui ont choisi le télétravail. En effet, les agents doivent s’appeler régulièrement pour discuter sur l’avancement des projets. Ils restent également en contact téléphonique fréquent avec les partenaires et les clients. Les managers doivent prendre des dispositions efficaces pour rationaliser le coût de la communication.

• La meilleure astuce pour y parvenir consiste à activer un forfait illimité fixe à leur collaborateur. Cette solution permet de passer les appels en entreprise sans craindre une envolée de la facture. Elle se révèle très pratique pour maîtriser les dépenses dans cette rubrique. Certains prestataires associent leurs offres de téléphonie fixe à un softphone. Cela aide les managers à mieux gérer les communications dans un contexte de télétravail.
• Les sociétés peuvent aussi recourir aux forfaits mobiles. De nombreux fournisseurs proposent des formules assez intéressantes dans ce domaine. Certains d’entre eux mettent à la disposition de leur clientèle des smartphones de dernière génération. Cela représente une véritable aubaine pour les entreprises qui souhaitent mieux outiller leur personnel.
• Les compagnies en télétravail doivent également approvisionner leurs agents en forfait internet. Des prestataires fournissent d’importants volumes de datas à des tarifs assez intéressants. Les managers doivent prendre le temps d’étudier les offres disponibles. Cela leur permet les propositions susceptibles de répondre parfaitement aux attentes de leurs collaborateurs.