Comment choisir son logiciel MPS (Managed Print Services) ?

Optimiser leur infrastructure d’impression, réduire les coûts, améliorer l’efficacité, améliorer la sécurité des documents, promouvoir des pratiques d’impression écologiques… Les avantages de la gestion des services d’impression (MPS) sont nombreux. Vous aussi, vous êtes de ceux qui comprennent que le choix du meilleur MPS ne se fait au hasard, car tous ne conviendront pas à votre business ? Cet article vous guidera à travers les critères essentiels à considérer lors du choix de votre logiciel MPS, en s’inspirant des meilleures pratiques et solutions disponibles.

Qu’est-ce qu’un logiciel MPS ?

Un logiciel MPS (Managed Print Services) est une solution conçue pour centraliser, contrôler et optimiser les tâches d’impression au sein d’une organisation. Il permet de limiter les impressions inutiles et de promouvoir des pratiques d’impression économiques comme l’impression recto-verso, l’utilisation de modes économiques, l’impression en noir et blanc, etc. Puis, en contrôlant qui peut imprimer quoi et quand, vous pouvez augmenter la sécurité des documents. Vous bénéficiez également de fonctionnalités d’impression sécurisée qui garantissent que les documents ne sont libérés qu’à l’utilisateur authentifié.

Ils font aussi preuve d’une grande efficacité environnementale. En optimisant l’utilisation des imprimantes, les logiciels MPS réduisent le gaspillage de papiers et d’encre. De ce fait, ils contribuent à des pratiques de bureau plus écologiques. Ces solutions offrent des analyses détaillées de l’utilisation des imprimantes. Les entreprises peuvent mieux comprendre leurs habitudes d’impression et ainsi prendre des décisions pour améliorer leur gestion.

6 critères de choix d’un logiciel MPS

Pour choisir la meilleure solution logiciel pour le MPS, plusieurs critères doivent être pris en compte. Avec une multitude d’options disponibles sur le marché, choisir le meilleur peut sembler une tâche ardue. Ces critères vous permettront de déterminer la solution la plus adaptée à vos besoins spécifiques et à ceux de votre entreprise.

Compatibilité avec le parc d’imprimantes et l’infrastructure IT

Assurez-vous que le logiciel est compatible avec les marques et les modèles d’imprimantes que vous utilisez. Une solution compatible permet une intégration fluide et évite les problèmes de compatibilité qui pourraient entraîner des coûts supplémentaires ou des interruptions de service.

Il en va de même pour votre infrastructure informatique existante. Vérifiez comment le logiciel s’intègre avec vos systèmes et applications actuels, y compris les solutions cloud et les outils de gestion documentaire.

Facilité d’utilisation

Optez pour une solution intuitive et facile à déployer. Une interface utilisateur simple peut réduire le temps de formation et d’adaptation. Un logiciel MPS convivial garantit que vos employés peuvent l’utiliser efficacement sans nécessiter une formation intensive.

Réputation du prestataire

Qu’en pensent ceux qui l’ont utilisé avant vous ? Vérifiez l’expérience et la réputation du prestataire de services au moment d’acheter le logiciel qui répond au mieux aux besoins de votre entreprise.

Un prestataire ayant une solide expérience dans la fourniture de solutions MPS et des avis positifs de la part de ses clients est plus susceptible de fournir un service de qualité. Consultez les études de cas et les témoignages pour évaluer la fiabilité du prestataire.

Tant que vous y êtes, un bon support technique et un service après-vente réactif sont essentiels pour résoudre rapidement les problèmes et minimiser les interruptions de service. Choisissez un prestataire qui offre un support complet, y compris l’assistance téléphonique, le support en ligne et les services de maintenance.

Fonctionnalités de sécurité

La sécurité est une priorité pour les entreprises qui gèrent des documents sensibles. Aussi, assurez-vous que le logiciel MPS offre des fonctionnalités de sécurité robustes :

• l’impression sécurisée.
• le cryptage des données.
• la protection contre les accès non autorisés.

Scalabilité

Le logiciel doit pouvoir évoluer avec votre entreprise, que ce soit en termes de nombre d’imprimantes à gérer ou de fonctionnalités supplémentaires. Oui, une solution évolutive garantit que vous n’aurez pas à changer de logiciel à mesure que votre entreprise se développe. Cela arrive souvent quand les entreprises font leur achat de logiciels MPS sans tenir compte des bons critères.

Coût total de possession

Évaluez le coût total de possession comprenant les licences, la maintenance, les mises à jour et le support. Pensez aux éventuels coûts cachés par les prix trop bas, car la différence peut être plus ou moins importante. Comparez les offres de différents prestataires pour trouver la solution qui offre le meilleur rapport qualité-prix. Prenez en compte les économies potentielles réalisées grâce à la réduction des coûts d’impression et à l’amélioration de l’efficacité.

Pour conclure, choisir le bon logiciel MPS est une décision stratégique qui peut transformer la manière dont votre organisation gère ses ressources d’impression. Faites le bon choix de logiciel dès le départ en tenant compte des bons critères et du fait que vous investissez dans une solution qui vous permettra de faire une belle économie sur le long terme.