La destruction de documents : Les règles phares à respecter

Traditionnellement, les archives s’assimilent en la mémoire d’une entreprise. Ainsi, comme pour les êtres humains, la mémoire dispose d’un certain délai de suppression de données vétustes afin de laisser place libre à de nouvelles données. En effet, si pour les dirigeants d’une entité la conservation de documents au-delà du délai imparti est primordiale, il revient que cette accumulation d’archives serait inutile, voire couteuse. Ce faisant, pour les détruire, des règles strictes doivent être observées pour que cette opération ne porte pas préjudice à la société ou aux tiers.

La destruction de document : Un acte responsable

Faisant écho à ce qui précède, la destruction de documents est un acte courant de la vie d’une entité permettant par ce truchement de gagner de la place dans ses locaux. Afin de mener à bien cette opération, certaines étapes méritent d’être prises en compte. En effet, il faudrait initialement penser à calculer le moment où les documents archivés seront détruits en tenant bien évidemment compte de leurs durées légales de conservation et des besoins métiers de l’enseigne.

Pour déterminer la durée légale de conservation des documents, un référentiel est mis en place. Ledit référentiel diffère en fonction du type de document et de son importance. Ces documents peuvent dater de 2, 3, 5,10 ans voire aucune limitation de durée pour les fiches de paye des employés par exemple. Une fois cette opération menée à bien, la date de la destruction de chaque catégorie de document sera expressément mentionnée sur les boites et autres dossiers les renfermant.

Pour cette opération, vous aurez naturellement besoin d’un destructeur de document. Pour ne pas vous y tromper, achetez un bon destructeur de document grâce à ce site.
Précisons que cette opération de destruction a généralement lieu une fois par an. Pendant cette étape, il est intimé aux organismes publics de remplir un tableau intitulé  »bordereau de destruction ». Pour les entreprises déléguant cette composante à un tiers-archiveur, cette procédure de destruction de document est incluse dans le contrat liant les deux parties.

Destruction de document et sécurisation de donnée

Il est également à noter que ce soit dans le domaine personnel ou professionnel, 20% des documents qui sont jetés aux oubliettes sans pour autant être détruits revêtent un caractère confidentiel. Cela est d’autant plus alarmant que les usurpations d’identités se multiplient en France. Nous convenons donc que détruire ces documents en toute sécurité, c’est être certain de ne laisser aucune trace de leur présence qui pourrait porter préjudice à l’entreprise ou à l’un de ses salariés.

Pour mener à bien cette opération, vous pouvez en fonction de la taille de votre entité investir dans un destructeur de document. Ainsi, si vous disposez d’une grande entreprise, il vous faudra nécessairement investir dans une broyeuse. Par contre, si votre organisation est de taille modeste, nous vous conseillerons de vous tourner vers une entreprise spécialisée dans la destruction d’archives. En optant pour un tel organisme, ils se chargeront à travers un camion équipé de broyeurs industriels accompagné d’un conteneur à déchets de la destruction et de la sécurisation de vos données.

De plus, cette entité se charge de la destruction de tous types de fichiers à savoir des supports papier, CD et disques durs tout en remettant à la fin de l’opération un certificat de destruction à l’entreprise cliente comme preuve.

Destruction de document : Une opération à faire sur place

Pour plus de crédibilité, il est important que les archives soient détruites sur place afin que l’entreprise cliente puisse constater que cela a été fait dans les règles de l’art. Nous convenons donc que l’opération devient facile avec un camion vu qu’il permet aux personnels de l’entreprise de retourner à ses travaux pendant que l’opération de destruction se poursuit.

Bien que certaines entreprises spécialisées dans la destruction de document brillent de par leurs réputations, il n’est pas à exclure qu’absolument rien ne garantisse que les documents soient déduits une fois qu’ils ont quitté l’entreprise qui les abrite. Ce volet est tout aussi important, car tout comme les règles de confidentialité pour l’entreprise, la non-destruction des documents à caractère personnel pourrait exposer les dirigeants à des poursuites pénales.

Ainsi, même si l’opération de destruction a été confiée à un tiers, la législation tient pour responsable pénale le producteur c’est-à-dire les responsables de la société. De ce fait, en cas de négligence, la preuve du certificat de destruction est selon la loi insuffisante à la seule raison que le producteur devrait prendre les mesures nécessaires pour protéger les informations sensibles de ses employés. D’où l’impérieux besoin de détruire les documents sur site.

Destruction des documents : Des préjudices en cas de non-respect des règles

Nous vous informons que malheureusement, le non-respect des règles de destruction de document est monnaie courante. Les entreprises majeures de par cette négligence sont de plus en plus victime de cyberattaques. En 2014 par exemple, un homme a découvert des dossiers médicaux sensibles dans une benne destinée au recyclage. Il aurait pu utiliser ces informations personnelles aux fins de nuisances, mais il a préféré contacter les autorités.

D’après les investigations, les médecins ont constaté avec désarroi que certains employés n’avaient pas respecté la politique du bureau et ont fait l’option de contacter toutes les victimes afin de les protéger contre une usurpation d’identité.

Destruction de document : Une opération sensible

Hormis les dossiers du personnel de l’entreprise, les dossiers médicaux revêtent le sceau sensible. L’exemple, le plus cuisant est le cas Schumacher survenu en 2013. Qu’il vous survient après un grave accident de ski, les documents médicaux sensibles de cet ancien de formule 1 ont été dérobés par un inconnu qui menaçait de les divulguer aux journalistes pour un montant de 50 000€.

Tous ces paramètres nous fondent à croire que la destruction des documents est un sujet sensible à aborder de manière méticuleuse. Si une fois/an vous êtes tenu de détruire vos archives ayant atteint leurs durées légales de conservation pour faire de la place dans vos locaux, il est également conseillé que cette entreprise se fasse sur zone et qu’elle soit confiée à une entité dotée d’expertise en la matière.

Cette précaution permettra aux dirigeants de la société de se prémunir d’éventuelles poursuites pénales qui pourraient survenir du fait de leurs négligences, mais également de l’espionnage économique.