Le fonctionnement quotidien d’une entreprise dépend grandement de sa capacité de trésorerie. Et les frais professionnels font partie intégrante de la trésorerie. Il est donc primordial de surveiller et de contrôler rigoureusement les dépenses professionnelles, car il en va de la pérennité de l’entreprise.

L’employeur doit impérativement disposer de marge de manœuvre pour économiser sur ce poste budgétaire lourd. Pour ce faire, il existe de nombreux moyens comme l’outil note de frais pouvant aider les entreprises à gérer les notes de frais des collaborateurs. Aussi, faisons le point sur comment fonctionne ces outils de notes de frais ? Comment gérer les charges professionnelles avec la trésorerie et comment anticiper les difficultés de remboursement des frais ?

 

Comment fonctionne un outil note de frais ?

Cet outil, qu’il soit une application mobile ou un logiciel, permet de saisir directement les demandes de remboursement de frais professionnels. Les demandes sont par la suite validées en notes de frais et le responsable procède au remboursement des frais au collaborateur. Il existe des outils payants et gratuits, mais l’important est de déterminer s’il répond aux besoins de l’entreprise en termes de gestion des notes de frais.

En effet, la procédure consiste à remplir un formulaire de demande de remboursement. Puis, il faut ensuite joindre toutes les pièces justificatives des dépenses dans l’outil et de transmettre le tout au responsable pour validation.

Avec l’outil note de frais, une fois la note acceptée, le collaborateur reçoit une notification pour son remboursement. Parallèlement, l’outil engage automatiquement en comptabilité la transaction de remboursement en déclenchant toutes les écritures comptables relatives à cette transaction.

Par ailleurs, il doit également permettre de gagner du temps aussi pour le collaborateur qui entre les données que pour les supérieurs et les responsables de la comptabilité qui vont l’utiliser de manière plus fondamentale. En outre, l’outil est beaucoup plus pratique s’il est compatible, notamment, avec les autres outils comptables utilisés dans l’entreprise. Coté ergonomie, l’outil devra offrir une facilité d’utilisation. L’affichage et l’accès aux diverses rubriques ne devront pas handicaper les différents utilisateurs. Certes, l’idéal est d’avoir un outil sur-mesure, mais il faut aussi considérer son coût selon les fonctionnalités, le nombre d’utilisateurs et le nombre de notes mensuelles à traiter.

Gestion de trésorerie et gestion des notes de frais vont toujours de pair.

Le responsable administratif ou le comptable doit toujours s’assurer que l’entreprise dispose d’un bon flux de trésorerie. Le but est de ne pas tomber dans le rouge dès qu’un collaborateur dépose une demande de remboursement de ses frais professionnels. En effet, une bonne gestion de la trésorerie contribue à la bonne gestion des notes de frais. Et pour ce faire, voici quelques bonnes pratiques pour bien gérer la trésorerie de votre entreprise :

  • Etablir un plan de trésoreriepériodique et réaliste soit par mois, par quinzaine, voire par semaine, qui permettra également de faire un plan de gestion des dépenses professionnelles.
  • Toujours dans ce sens, il est plus judicieux d’insister sur les prélèvements mensuelspour le règlement des fournisseurs afin d’améliorer la perception de vos dépenses.
  • Coté client, tisser une bonne relation et s’entretenir régulièrement avec eux dans le but de les faire payer au plus vite les factures que vous avez émises. De cette manière, votre trésorerie ne souffre pas des remboursements des notes de frais inattendus.
  • Pour assurer d’avoir de la liquidité en caisse, penser à faire une petite remise entre 1 et 3 % à certains clients, s’ils paient en avance. Des ressources financières qui permettront d’apurer l’indemnisation des collaborateurs sur les charges qu’ils ont avancés et que vous avez pu identifier grâce à l’outil note de frais. Il est ici question de diminuer la créance-client pour optimiser la gestion en fonds de roulement.
  • Opter plutôt pour le financement de vos investissements par les emprunts au lieu d’utiliser votre trésorerie, qui vous sera plus utiles pour les besoins quotidiens de votre entreprise, tel le remboursement des notes de frais des travailleurs.

Difficulté de trésorerie signifie difficulté de remboursement des frais professionnels.

La trésorerie doit tenir la priorité dans une entreprise, bien avant la croissance et la rentabilité. Elle constitue un indicateur financier important et permet d’analyser et d’assurer la viabilité de l’entreprise. En effet, difficulté en trésorerie signifie que l’entreprise perd son souffle de vie. Au démarrage des activités, il faut déterminer le plus précis possible les besoins en fond de roulement (BFR) de l’entreprise. Sachant que le BFR se définit comme étant la somme qui doit être disponible dans l’entreprise pour qu’elle puisse assurer les paiements de ses charges courantes dans l’attente de recevoir le règlement de la part de ses clients.

Il faut donc déterminer à l’avance les liquidités indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise. En effet, le BFR permet à l’entreprise de gérer les décalages entre le règlement des dépenses courantes et l’enregistrement des encaissements. Et à noter que les frais professionnels figurent dans le BFR.

Souvent, les premières activités de l’entreprise ne génèrent pas de flux de liquidité dans l’immédiat, il faut donc anticiper en surévaluant le BFR afin d’éviter les insuffisances de trésorerie qui entraîneront la difficulté à rembourser les collaborateurs sur les charges qu’ils ont engagés pour l’intérêt de l’entreprise et pour le besoin de son activité professionnelle.

Certes, il est difficile d’avoir une visibilité claire et nette des dépenses liées aux frais professionnelles en début d’activité. Cependant, une bonne évaluation peut faire une grande différence. En effet, pour un entrepreneur averti ou pour un porteur de projet débutant, la trésorerie constitue toujours un sujet délicat. Mais avoir une vision périodique de celle-ci permet de voir son évolution. Une manière de ne pas se faire surprendre par les notes de frais exorbitantes et inattendues.

Bref, l’entreprise doit avoir une grande capacité de maintenir une liquidité suffisante. L’objectif est de pouvoir faire face aux engagements financiers à court-moyen terme principalement. En outre, l’entreprise doit également porter une attention particulière sur la gestion des dépenses professionnelles des collaborateurs pour pourvoir contrôler les coûts et écarter les déboires, et ce à travers un outil note de frais.

 

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